Amazon WorkSpaces利用料の部門振り分け運用を自動化

Amazon WorkSpacesは非常に便利なサービスですが、社内での運用に手間がかかっている、ということはありませんか?今回は、当社を例に運用効率を向上した施策についてご紹介したいと思います。

検討をはじめたきっかけ

当社では、技術部門や、営業部門などいろいろな部門でAmazon WorkSpacesを利用しており、毎月AWSからの請求額をExcelで作ったAmazon WorkSpaces利用台帳と突合せしながら、各部門への請求額の振り分けを行っています。毎月のことで、とても面倒な作業です。また、異動や、入退社等でWorkSpacesを追加・削除する際に台帳のメンテナンスが十分でなく、実際の利用額と各部門への請求額に相違が出ていました。
利用する台数もどんどん増えてきており、この作業負荷の軽減と、正確性を向上ができないか検討を始めました。

振り分け運用の効率化を行うために

Amazon WorkSpacesのAPIを使用して、各部門ごとの使用台数を自動で収集することができれば、Excelとの突合せが不要になり作業負荷を大幅に減らすことができます。
※APIを使用するに当たり必要な情報は下記です。
【必要な情報】
・Amazon WorkSpacesのタイプ(Value|Standard|Performance)
 当社はMS-Office付きのPlusバンドルが標準
・ディスク容量 ※ルートは固定80GB、一部の利用者がユーザボリュームを追加しています。
・利用ユーザ情報(利用者名、振り替え先部門コード)
・参考の利用料

記の情報を毎日2:00amに収集し、S3に保存しつつ、毎月の月末日にはAmazon WorkSpacesの一覧情報を管理者へメールを送付するプログラムを開発しこの運用を自動化しました。
Processing diagram.png
s3_bucket.png

csv_filelayout.png

実際に運用してみた効果

請求の担当者はメールに貼付された.csvファイルをベースに、各部門への振替伝票を作成することで毎月の作業負荷を大幅に減らすことができました。より効率的に運用を行うため、4月の異動時期に各Amazon WorkSpacesに付与される部門コードタグ(メタ情報)の洗い替えや、タグの付け忘れが無いことをチェックするツールの開発を進めています。

いかがでしたでしょうか?少し手を加えるだけで、今より便利に作業を行うことができます。みなさんも多少なりとも不便を感じた際には信頼できるパートナーに相談し、改善を進めていただけたらと思います。

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